سياسة الخصوصية

تحترم مؤسسة تقنوي خصوصية مستخدمي منصة سلس HR (Salis HR)، وتلتزم بالتعامل مع البيانات الشخصية وفقًا لنظام حماية البيانات الشخصية ولوائحه والأنظمة المعمول بها في المملكة العربية السعودية.

توضح هذه السياسة كيفية جمع البيانات الشخصية واستخدامها وحمايتها والاحتفاظ بها ومشاركتها، كما توضح حقوق أصحاب البيانات وآلية التواصل مع مؤسسة تقنوي بشأن أي استفسارات أو طلبات متعلقة بالخصوصية.

تقدم مؤسسة تقنوي منصة سلس HR، وهي منصة إلكترونية لإدارة الموارد البشرية وتسهيل الإجراءات الإدارية المتعلقة بالموظفين والمنشآت.

قد تعمل مؤسسة تقنوي بصفتها جهة معالجة للبيانات الشخصية نيابةً عن العميل، وقد تعمل بصفتها جهة مسؤولة عن تحديد أغراض معالجة بعض البيانات المتعلقة بإدارة الحسابات والاشتراكات والفوترة والأمن، بحسب طبيعة المعالجة الفعلية.

تسري هذه السياسة على موقع منصة سلس HR وخدماتها الإلكترونية والاشتراكات والدعم الفني المرتبط بها.

وتشمل، بحسب طبيعة استخدام المنصة:

• المنشآت المشتركة في الخدمة.
• ممثلو المنشآت ومديرو الحسابات.
• الموظفون الذين تتم معالجة بياناتهم من خلال المنصة.
• المستخدمون المخولون باستخدام النظام.
• الأشخاص الذين يتواصلون مع مؤسسة تقنوي بشأن خدماتها.

تعتمد أنواع البيانات التي تتم معالجتها على الخدمات والخصائص التي يستخدمها العميل، وقد تشمل ما يلي:

قد تحصل مؤسسة تقنوي على البيانات الشخصية من المصادر التالية:

1. البيانات التي يقدمها العميل أو ممثلوه عند التسجيل أو الاشتراك.
2. البيانات التي يدخلها العميل أو مستخدموه المخولون إلى المنصة.
3. البيانات التي يقدمها المستخدم عند التواصل مع الدعم الفني.
4. البيانات التقنية الناتجة عن استخدام المنصة، عند تسجيلها بواسطة الأنظمة المستخدمة.
5. البيانات المقدمة من خلال التكاملات والخدمات المرتبطة بالمنصة، عند تفعيلها واستخدامها فعليًا.

وتلتزم مؤسسة تقنوي بالتعامل مع البيانات وفقًا للأغراض المعلنة والمسوغات النظامية المناسبة.

تتم معالجة البيانات الشخصية، بحسب طبيعة الخدمة والمسوغ النظامي المناسب، للأغراض التالية:

• إنشاء الحسابات وإدارة اشتراكات العملاء.
• تشغيل خصائص الموارد البشرية المتاحة في المنصة.
• إدارة بيانات الموظفين والحضور والانصراف والإجازات والرواتب وفق إعدادات العميل.
• إدارة الصلاحيات والتحقق من هوية المستخدمين عند الحاجة.
• إصدار الفواتير وإدارة الاشتراكات والمستحقات المالية.
• تقديم الدعم الفني ومعالجة الأعطال والاستفسارات.
• حماية الحسابات والأنظمة واكتشاف الاستخدام غير المصرح به.
• إجراء الصيانة والتحديثات التقنية اللازمة.
• تحسين أداء المنصة وموثوقيتها.
• الوفاء بالالتزامات التعاقدية والنظامية.
• معالجة الشكاوى والمطالبات والنزاعات عند الحاجة.
• حفظ السجلات اللازمة للتشغيل والأمن والامتثال للمتطلبات النظامية.

ولا تتم معالجة البيانات الشخصية لأغراض تتعارض مع الأنظمة المعمول بها أو تتجاوز المسوغات النظامية المتاحة.

تتم معالجة البيانات الشخصية بناءً على مسوغ نظامي مناسب لطبيعة المعالجة والغرض منها، وفقًا لنظام حماية البيانات الشخصية ولوائحه.

وقد يشمل ذلك تنفيذ الالتزامات التعاقدية، أو الوفاء بالتزام نظامي، أو موافقة صاحب البيانات عندما تكون مطلوبة، أو غير ذلك من المسوغات التي تسمح بها الأنظمة.

عندما تستخدم المنشأة منصة سلس HR لإدارة بيانات موظفيها، تتحدد مسؤوليات كل طرف بحسب دوره الفعلي في جمع البيانات وتحديد أغراض معالجتها واستخدامها.

وتشمل مسؤوليات العميل، في حدود التزاماته النظامية، ما يلي:

• تحديد الأغراض المشروعة لمعالجة بيانات موظفيه.
• التأكد من وجود مسوغ نظامي مناسب لجمع البيانات واستخدامها.
• تقديم الإشعارات اللازمة لأصحاب البيانات متى تطلبت الأنظمة ذلك.
• منح صلاحيات الوصول للأشخاص المخولين فقط.
• مراجعة صحة البيانات التي يدخلها إلى المنصة.
• عدم إدخال بيانات شخصية لا تلزم لتقديم الخدمة أو تحقيق الغرض المشروع.
• التعامل مع طلبات الموظفين المتعلقة ببياناتهم عندما تكون من مسؤولياته.

وتلتزم مؤسسة تقنوي بالمسؤوليات النظامية الواقعة عليها، بما في ذلك حماية البيانات التي تعالجها، والتعاون مع العميل في حدود دورها والتزاماتها التعاقدية والنظامية.

قد تتم مشاركة البيانات الشخصية أو إتاحتها في الحدود اللازمة لتقديم الخدمة أو تحقيق غرض مشروع، وذلك في الحالات التالية:

تحرص مؤسسة تقنوي على حماية البيانات الشخصية التي تتم معالجتها من خلال منصة سلس HR، وتتخذ التدابير التقنية والتنظيمية المناسبة للمحافظة على سريتها وسلامتها ومنع الوصول إليها أو استخدامها أو الإفصاح عنها دون تصريح.

وتتم إدارة البيانات وتخزينها ومعالجتها وفقًا للأنظمة واللوائح المعمول بها في المملكة العربية السعودية، وبما يتناسب مع طبيعة الخدمات المقدمة والالتزامات النظامية ذات الصلة.

وتقتصر إمكانية الوصول إلى البيانات على الأشخاص المخولين، وفق الصلاحيات الممنوحة لهم ومتطلبات تشغيل المنصة وتقديم خدماتها.

تعمل مؤسسة تقنوي على تطبيق التدابير المناسبة لحماية البيانات الشخصية من الوصول غير المصرح به أو الفقد أو التعديل أو الإفصاح غير المشروع، بما يتناسب مع طبيعة البيانات ومخاطر معالجتها.

وقد تشمل هذه التدابير، بحسب ما هو مطبق فعليًا:

• إدارة حسابات المستخدمين وصلاحيات الوصول بدقة.
• حماية بيانات الدخول والجلسات باستخدام أحدث أساليب التشفير.
• تحديث البرمجيات الدائم ومعالجة الثغرات الأمنية بشكل فوري.
• مراقبة السجلات التقنية اللازمة للأمن وحماية الشبكات.
• حماية قواعد البيانات والملفات والنسخ المشفر.
• تنفيذ النسخ الاحتياطي والاستعادة الدورية عند تفعيلهما.
• التعامل مع الحوادث الأمنية وفق الإجراءات المعتمدة وخطط الاستجابة للطوارئ.

وفي حال وقوع حادث يتعلق بالبيانات الشخصية، تتخذ مؤسسة تقنوي الإجراءات اللازمة لتقييمه ومعالجته والوفاء بمتطلبات الإبلاغ والإشعار النظامية عند انطباقها.

ولا يمكن ضمان انعدام المخاطر الأمنية بصورة مطلقة، مع استمرار الالتزام بالتدابير النظامية المناسبة لحماية البيانات.

تُحتفظ البيانات الشخصية للمدة اللازمة لتحقيق الأغراض التي جُمعت من أجلها، أو للمدة التي تتطلبها الالتزامات النظامية والتعاقدية، بحسب طبيعة البيانات والحالة.

وعند انتهاء الحاجة إلى الاحتفاظ بالبيانات، تُتخذ الإجراءات المناسبة لحذفها أو إتلافها أو إزالة ما يحدد هوية أصحابها، وفقًا للمتطلبات النظامية.

وعند انتهاء اشتراك العميل، تتم معالجة طلبات تصدير البيانات أو إعادتها أو حذفها وفق اتفاقية الاشتراك والإجراءات المعتمدة والالتزامات النظامية، مع مراعاة أي التزام مشروع بالاحتفاظ ببعض البيانات.

وقد تُحتفظ بعض البيانات للفترة اللازمة لاستيفاء الالتزامات النظامية أو معالجة المطالبات والنزاعات، متى كان ذلك مطلوبًا أو مسموحًا به نظامًا.

يتمتع أصحاب البيانات بالحقوق المقررة لهم بموجب نظام حماية البيانات الشخصية ولوائحه بالمملكة العربية السعودية، وفق الشروط والاستثناءات النظامية المنطبقة:

لممارسة هذه الحقوق، يمكن التواصل مع مؤسسة تقنوي من خلال بيانات الاتصال الواردة في هذه السياسة.

تتم معالجة الطلبات والتحقق منها وفق الإجراءات والمهل النظامية المنطبقة.

قد تستخدم المنصة أو موقعها ملفات تعريف الارتباط (Cookies) أو تقنيات مشابهة عند الحاجة لتشغيل الجلسات والمحافظة على تسجيل الدخول وتذكر الإعدادات وتعزيز الأمان.

وقد تُجمع بيانات تقنية عن استخدام الموقع إذا كانت أدوات التحليل أو القياس مفعلة.

ويعتمد نطاق البيانات التي تتم معالجتها على الأدوات المستخدمة فعليًا، مع تقديم الإشعارات أو طلب الموافقات اللازمة عندما تتطلب الأنظمة ذلك.

قد يحتوي الموقع أو المنصة على روابط أو تكاملات مع خدمات خارجية.

وعند استخدام خدمة خارجية، قد تخضع البيانات التي يقدمها المستخدم لتلك الخدمة لسياسة الخصوصية الخاصة بمقدمها.

وتظل مؤسسة تقنوي مسؤولة عن الالتزامات النظامية والتعاقدية المتعلقة بالخدمات التي تقدمها وبعمليات معالجة البيانات التي تتولاها، ولا تعني الإشارة إلى الخدمات الخارجية إعفاءها من تلك الالتزامات.

وينصح بمراجعة سياسة الخصوصية الخاصة بالخدمة الخارجية قبل استخدامها.

يجوز تحديث هذه السياسة عند تغير الخدمات أو الخصائص أو المتطلبات النظامية.

وتُنشر النسخة المحدثة على الموقع مع بيان تاريخ آخر تحديث. وعند وجود تغيير جوهري يستلزم إشعارًا أو موافقة جديدة، يتم اتخاذ الإجراء المناسب وفقًا للأنظمة والالتزامات التعاقدية.

للاستفسارات أو الطلبات المتعلقة بالبيانات الشخصية أو هذه السياسة، يمكن التواصل مع مؤسسة تقنوي عبر البيانات التالية:

يرجى توضيح طبيعة الطلب بالقدر اللازم لمعالجته. وقد يُطلب التحقق من الهوية أو الصفة قبل الإفصاح عن البيانات أو تنفيذ الطلب، وفق الضوابط النظامية.

تخضع هذه السياسة لنظام حماية البيانات الشخصية ولوائحه والأنظمة المعمول بها في المملكة العربية السعودية.

ولا تنتقص هذه السياسة من أي حق مقرر لصاحب البيانات أو أي التزام نظامي يقع على مؤسسة تقنوي أو العميل.